-Hakemusten käsittely säätiöiden sähköisessä apurahajärjestelmässä muodostaa henkilötietolaissa (523/1999) tarkoitetun rekisterin.

-Rekisterinpitäjä on OP Ryhmän tutkimussäätiö sekä Kyösti Haatajan säätiö. Yhteyshenkilönä toimii asiamies Heli Kangasluoma, katso yhteystiedot.

-Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn.

-Rekisteriin talletetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen liittyvät tiedot (pankkiyhteys, henkilötunnus, apurahan määrä, maksatuspäivä, tositenumero ja selite). Henkilötunnus rekisteröidään Verohallinnon valvonta-aineiston sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle lähettävän aineiston toimittamista varten.

-Tietoja säilytetään rahoitusta saaneen hankkeen jatkumisen ajan sekä sen jälkeen siihen asti, kunnes tiedot eivät ole enää rekisterinpitäjän toiminnan seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeellisia.

-Yhteys verkkopalveluun on suojattu SSL-tekniikalla. Annetuista tiedoista palvelimelle syntyvään henkilötietorekisteriin on pääsy vain nimetyillä ylläpitäjillä, säätiön toimihenkilöillä ja asiantuntijoilla, ja pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Palvelinlaitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelinkeskukseen, joka täyttää Viestintäviraston laitetiloille asetetut vaatimukset (Viestintävirasto 48 A/2003, Tärkeät tilat).

-Tulostettu kirjallinen rekisterimateriaali, mikäli sellaista käytännön syistä tilapäisesti on olemassa, säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa.

-Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle koneellisesti. Myönnettyjen apurahojen saajat ja suuruudet julkaistaan säätiöiden kotisivuilla.

-Apurahanhakijalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä oikeus muutoinkin turvautua henkilötietolaissa turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan asiamies Heli Kangasluomalle.

-Henkilötietolain 10 §:n mukainen rekisteriseloste