1 Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

OP Ryhmän Tutkimussäätiö sr
Postiosoite: PL 308, 00101 HELSINKI
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1, 00510 HELSINKI

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Mirja Laine
Puhelinnumero: 040 760 9183
Sähköpostiosoite: mirja.laine@op.fi

3 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4 Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

OP Ryhmän Tutkimussäätiön apuraharekisteri

Rekisteriin ovat rekisteröityjä OP Ryhmän Tutkimussäätiön apurahahakijat ja apurahansaajat sekä hakijoiden suosittelijat.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

5.1 Käsittelyn tarkoitukset

OP Ryhmän Tutkimussäätiö jakaa apurahoja. Apurahojen hakeminen ja myöntäminen edellyttää apurahahakijoiden ja -saajien, sekä apurahahakijoiden suosittelijoiden henkilötietojen käsittelyä. OP Ryhmän Tutkimussäätiö on rekisterinpitäjä ja käsittelee rekisteriin kuuluvia tietoja apurahahakemusten valmistelemiseksi säätiön hallituksen päätöksentekoa varten, hallituksen päätöksenteossa apurahojen myöntämiseksi sekä myönnettujen apurahojen maksatukseen ja maksatuksen seurantaan liittyen sekä lakisääteisten ilmoitusten tekemiseksi viranomaisille. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä.

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat:

• apurahahakemusten käsittely ja apurahojen maksatus, mukaan lukien apurahoihin liittyvä viestintä
• apurahahakupalvelujen tuottaminen ja toimittaminen sekä apurahatoiminnan kehittäminen ja laadunvarmistus
• lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
• palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen

5.2 Käsittelyn oikeusperusteet

Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esimerkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä.

Oikeusperuste	Esimerkki
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet	Rekisterissä käsitellään henkilötietoja pääasiassa sopimukseen perustuen liittyen rekisteröidyn apurahan hakemiseen, myöntämiseen, maksatukseen ja ilmoitusten tekemiseksi viranomaiselle.
Lakisääteinen velvoite	Rekisterinpitäjä eli apurahan myöntäjä ilmoittaa apurahasta koneellisesti Verottajalle ja apurahan myöntämisestä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle. Apurahan maksamisesta rekisterinpitäjä toimittaa verotietojen mukana maksunsaajaa koskevat tiedot. Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA) ilmoitettaessa rekisterinpitäjä ilmoittaa apurahan saajaa ja apurahaa koskevat yksilöidyt tiedot.
Oikeutettu etu	Henkilökunnan ja suosittelijoiden tietoja käsitellään säätiön oikeutetun edun perusteella. Myös apurahansaajien nimet julkaistaan säätiön toimesta säätiön oikeutetun edun perusteella.

6 Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä	Ryhmän tietosisältö
Perustiedot	Nimi Syntymäaika Yhteystiedot eli katuosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero Tutkinto
Hakijatiedot	Apurahahakijan ja apurahasaajan hakijanumero Tutkimukseen liittyvät tiedot
Suosittelijat	Nimi Sähköpostiosoite
Sopimustiedot	Rekisterinpitäjän ja apurahan saajien välisten sopimusten tiedot
Apurahahakemuksiin liittyvät tapahtumatiedot	Apurahahakemuksen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat, joita ovat apurahan hakeminen, apurahan myöntäminen, apurahan maksaminen, maksatuksen seuranta ja apurahailmoitusten tekeminen viranomaiselle. Rekisteriin talletetaan apurahahakemuksessa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen liittyvät tiedot (pankkiyhteys, henkilötunnus, apurahan määrä, maksatuspäivä, tositenumero ja selite. Henkilötunnus rekisteröidään Verohallinnon valvonta-aineiston sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle lähetettävän aineiston toimittamista varten.

7 Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

7.1 Tietojen luovutuksensaajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille, kuten Suomen verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (MELA). Rekisterinpitäjä ilmoittaa apurahan saajaa ja apurahaa koskevat yksilöidyt tiedot Verohallinnolle vuosi-ilmoituksina ja MELAlle maatalousyrittäjien eläkelain 141 b §:n mukaisesti.

7.2 Tietojen siirto alihankkijoille.

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.

7.3  Kansainväliset tiedonsiirrot

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti siirrä tämän rekisterin tietoja EU:n / ETA:n ulkopuolelle.

8 Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Apurahan saajat

Rekisterinpitäjä käsittelee apurahan saajien henkilötietoja tutkimushankkeen jatkumisen ajan ja säilyttää tietoja vähintään kymmenen vuotta apurahan maksatuksen päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noudattamiensa poistoprosessien mukaisesti.

Apurahan hakijat

Jollei apurahaa myönnetä, rekisterinpitäjä käsittelee apurahahakijoiden ja heidän suosittelijoidensa henkilötietoja korkeintaan vuoden ajan laskettuna siitä, kun rekisteröity on tehnyt apurahahakemuksen säätiölle.

9 Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään apurahan hakijalta tai saajalta sekä hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

11 Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

• laitteistojen ja tiedostojen suojaus
• käyttäjien tunnistus
• käyttövaltuudet
• käyttötapahtumien rekisteröinti
• käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.